ALGEMENE VOORWAARDEN

Definities
A. Organisator: Verwijst naar GaySpiritFriends, de organisatie die verantwoordelijk is voor het organiseren van het evenement, met inbegrip van haar vrijwilligers, vertegenwoordigers en medefaciliteerders.
B. Evenement: Verwijst naar de Internationale Gay Retraite, het Intimate Connection Weekend of enig ander evenement georganiseerd door GaySpiritFriends.
C. Deelnemer(s): Verwijst naar elke persoon die zich heeft ingeschreven en zijn deelname aan het evenement heeft bevestigd.

Toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle deelnemers aan het evenement.
2. Door uw deelname te bevestigen, erkent u en stemt u ermee in te voldoen aan deze algemene voorwaarden die onderworpen zijn aan de Europese en meer specifiek Nederlandse wetgeving.

Deelname
1. Deelnemers moeten ten minste 18 jaar oud zijn om het evenement bij te wonen.
2. Deelnemers dienen zich te houden aan de veiligheidsinstructies en gedragscode van de organisator.
3. Gedragscode: We verwachten van alle deelnemers dat ze zich respectvol en professioneel gedragen ten opzichte van anderen op het evenement. Gedrag dat door de organisator als ongepast of onveilig wordt beschouwd, wordt niet getolereerd en kan ertoe leiden dat de deelnemer wordt verzocht het evenement te verlaten zonder restitutie.

Aansprakelijkheid en gezondheidsvoorzorgsmaatregelen
1. Deelnemers erkennen en nemen alle risico's op zich die verbonden zijn aan reizen, inclusief maar niet beperkt tot gezondheidsrisico's, ongelukken en onvoorziene gebeurtenissen.
2. Deelnemers worden aangemoedigd om een uitgebreide reisverzekering af te sluiten die de gezondheid, reisannulering en persoonlijke aansprakelijkheid dekt.
3. De organisator is niet aansprakelijk voor letsel of schade aan personen of verlies van eigendommen tijdens het evenement.
4. Deelnemers moeten eventuele reeds bestaande medische aandoeningen bekendmaken en de nodige voorzorgsmaatregelen nemen. De organisator is niet verantwoordelijk voor gezondheidsproblemen die zich kunnen voordoen tijdens het evenement.
5. Deelnemers wordt geadviseerd zich te houden aan de geldende gezondheidsrichtlijnen en voorzichtig te zijn om de verspreiding van besmettelijke ziekten, waaronder maar niet beperkt tot COVID-19, te voorkomen. Het is de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om persoonlijke hygiëne in acht te nemen, de aanbevolen veiligheidsprotocollen te volgen en de organisator van het evenement onmiddellijk te informeren als zij symptomen vertonen die verband houden met besmettelijke ziekten. De organisator behoudt zich het recht voor de nodige maatregelen te nemen om de gezondheid en het welzijn van alle deelnemers te waarborgen. Dit kan inhouden dat de deelnemer wordt gevraagd niet aan het evenement deel te nemen, niet aan bepaalde activiteiten van het evenement deel te nemen of het evenement te verlaten.

Portretrecht
Door zich in te schrijven voor dit evenement stemt de deelnemer in met de volgende voorwaarden met betrekking tot het maken van foto's tijdens het evenement:
1. Deelnemers stemmen ermee in geen foto's te maken tijdens geplande activiteiten van het evenement en het fotograferen te beperken tot vrije tijd en openbare ruimten tijdens het evenement.
2. Deelnemers stemmen ermee in om alle personen op het evenement om toestemming te vragen voordat ze foto's maken en om geen foto's te maken waarop gezichten kunnen worden herkend als daarom wordt gevraagd.
3. Deelnemers stemmen ermee in geen foto's publiekelijk te delen via welk medium dan ook, zonder expliciete mondelinge toestemming van alle personen die herkenbaar zijn op hun foto's.
4. De organisator behoudt zich het recht voor om foto's te maken tijdens evenementactiviteiten en tijdens vrije momenten op het evenement, en om foto's te kopiëren, bewerken, verbeteren, bijsnijden of anderszins te wijzigen voor gebruik in publicaties, inclusief gedrukte of web gebaseerde publicaties.
5. De organisator stemt ermee in met deelnemers te overleggen voordat foto's worden gepubliceerd waarop het gezicht van een deelnemer kan worden herkend, en op verzoek van de deelnemer de gelijkenis van de deelnemer te wijzigen om herkenning te voorkomen.
6. De deelnemer begrijpt dat alle door de organisator gemaakte foto's eigendom zijn van de organisator en dat de deelnemer geen recht heeft op enige vergoeding of royalty's voor het gebruik van de foto's.

Persoonlijke gegevens
1. De door de deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator gearchiveerd volgens AVG regels.
2. De deelnemer geeft, door zich in te schrijven voor het evenement, toestemming aan de organisator om de persoonsgegevens te gebruiken voor het versturen van informatie aan de deelnemer.
3. De deelnemer kan te allen tijde bezwaar maken tegen het ontvangen van informatie per e-mail. De organisator stopt met het verzenden van informatie zodra het bezwaar per e-mail is ontvangen.

Annuleringsvoorwaarden
1. De deelnemer kan zijn deelname aan het evenement annuleren.
Aan annulering zijn de volgende kosten verbonden:
- Bij annulering vóór 31 mei 2024 brengt de organisator € 75,- in rekening aan de deelnemer, plus overboekingskosten voor geldoverboekingen buiten Europa.
- Bij annulering in juni of juli 2024 brengt de organisator 50% van de boeking in rekening bij de deelnemer.
- Bij annulering in augustus 2024 brengt de organisator 75% van de boeking in rekening bij de deelnemer.
- Bij annulering in september of oktober 2024 wordt het volledige betaalde bedrag voor het evenement in rekening gebracht.
2. Deelname aan het evenement is persoonlijk. De deelnemer kan echter een vervangende deelnemer sturen die kan deelnemen, onder de volgende voorwaarden:
- De deelnemer dient uiterlijk 15 september 2024 de organisator op de hoogte te stellen.
- De vervangende deelnemer stuurt alle benodigde gegevens voor inschrijving naar de organisator.
- De organisator annuleert de boeking en betaalt het geld terug aan de deelnemer zodra de boeking en het geld van de vervangende deelnemer zijn ontvangen.
3. Een annuleringsverzoek kan per e-mail worden gestuurd naar GaySpiritFriends.
4. De organisator kan in uitzonderlijke omstandigheden besluiten het evenement te annuleren. Als het evenement wordt geannuleerd, ontvangt de deelnemer restitutie of alternatieve mogelijkheden.
5. Een besluit van de organisator om het evenement te annuleren creëert geen aansprakelijkheid voor vergoeding van door de deelnemer gemaakte kosten, waaronder reis-, verblijf- en huisvestingskosten.

Toepasselijk Recht
1. Op deze Algemene Voorwaarden en op elke overeenkomst tussen de deelnemer en de organisator is Europees en Nederlands recht van toepassing.

Heerlen, 1 januari 2024
GaySpiritFriends
Kamer van Koophandel nr: 50098136
Nederland
info@gayspiritfriends.com